MICROSOFT 365
Microsoft 365 ist schnell eingerichtet und selten fertig. Lizenzen laufen mit, Postfächer wachsen, Berechtigungen in Teams und SharePoint verteilen sich, und die Sicherheitseinstellungen bleiben auf dem Stand des Einrichtungstags. Wir betreiben Ihren Tenant: Konten, Lizenzen, Richtlinien, Absicherung und Sicherung.
AUSGANGSLAGE
Fast jedes Unternehmen, das wir übernehmen, arbeitet mit Microsoft 365. Eingerichtet hat es meist jemand, der nicht mehr da ist: ein Dienstleister im Rahmen einer Migration, ein Mitarbeiter mit Interesse an Technik, manchmal der Einrichtungsassistent selbst. Danach ist niemand zuständig. Der Tenant läuft, also fällt lange nicht auf, dass er niemandem gehört.
Sichtbar wird das an drei Stellen. Bei den Lizenzen, wo Zuweisungen für längst ausgeschiedene Personen mitlaufen oder ein Plan bezahlt wird, dessen Funktionen niemand nutzt. Bei den Berechtigungen, wo Teams und Ablagen ohne Konzept entstehen und Dateien breiter geteilt sind, als irgendjemand annimmt. Und bei der Sicherheit, wo die Einstellungen auf dem Stand von vor drei Jahren stehen.
Der Punkt, der am häufigsten überrascht, betrifft die Daten. Microsoft sichert den Betrieb der Plattform zu, nicht den Bestand Ihrer Inhalte darin. Gelöschtes verschwindet nach Fristen, und ein übernommenes Konto kann löschen, was es erreicht. Eine eigene Sicherung von Mail, SharePoint, OneDrive und Teams gehört deshalb zum Betrieb von Microsoft 365 dazu — enthalten ist sie nicht.
TYPISCHE SITUATIONEN
Nichts davon fällt sofort auf. Alles davon kostet — an Geld, an Übersicht oder im Ernstfall an Daten.
Zuweisungen für ausgeschiedene Mitarbeiter, doppelte Pläne nach einer Migration, Funktionen, für die bezahlt wird, ohne dass sie jemand nutzt. Wir gehen die Zuweisungen regelmäßig durch und sagen Ihnen, wo sich der Plan ändern lässt, ohne dass jemand etwas verliert.
Jedes Projekt bekommt ein Team, jedes Team eine Ablage, jede Ablage eigene Freigaben. Nach zwei Jahren weiß niemand mehr, wer welche Datei sehen kann. Wir bringen Struktur hinein und binden Zugriffe an Rollen statt an Einzelfälle.
Der Tenant steht auf dem Stand seiner Einrichtung: Anmeldungen ohne zweiten Faktor, alte Protokolle offen, keine Regeln für unbekannte Geräte oder Standorte. Wir heben das auf einen aktuellen Stand, in Schritten, die im Arbeitsalltag durchhaltbar sind.
UNSERE LEISTUNGEN
Neue Mitarbeiter anlegen, Ausgeschiedene sauber abmelden, Postfächer und Daten geordnet übergeben — inklusive Rechten und Lizenzen.
Postfächer, Verteiler, geteilte Postfächer, Signaturen und Spam-Filterung. Der Dienst, dessen Ausfall im Betrieb sofort auffällt.
Ablagestruktur, Zugriffe und Freigaben nach Rollen statt nach Zuruf — damit geteilte Dateien dort bleiben, wo sie hingehören.
Multi-Faktor-Authentifizierung, Richtlinien für Geräte und Anmeldungen, Abschalten veralteter Protokolle.
Mail, SharePoint, OneDrive und Teams separat gesichert. Microsoft betreibt die Plattform — für Ihre Inhalte sind Sie zuständig.
WORAUF SIE SICH VERLASSEN KÖNNEN
Für Konten, Lizenzen, Richtlinien und Sicherung Ihres Tenants.
Zweiter Faktor auf allen Anmeldungen von außen.
365-Daten separat gesichert, nicht nur im Papierkorb.
Persönlicher Support von 08:00 bis 16:00 Uhr.
HÄUFIGE FRAGEN
Nicht in dem Sinn, den ein Backup haben muss. Es gibt Papierkorb, Versionsstände und Aufbewahrungsfristen — gut für die gelöschte Mail von gestern, unzureichend für einen Datenverlust, der erst später auffällt, oder für ein übernommenes Konto, das löscht, was es erreicht. Microsoft sichert den Betrieb der Plattform zu, nicht den Bestand Ihrer Inhalte. Die Sicherung gehört Ihnen.
Oft ja, und meistens nicht durch einen billigeren Plan, sondern durch Aufräumen: Zuweisungen für Personen, die nicht mehr da sind, doppelte Lizenzen nach einer Migration, Pläne mit Funktionen, die niemand nutzt. Wo ein Planwechsel sinnvoll ist, sagen wir dazu, was dabei wegfällt. Ein Sparvorschlag, der eine Funktion kostet, die Sie brauchen, ist keiner.
In den meisten Fällen ja — weniger aus Kostengründen als wegen des Wartungsaufwands und der Angriffsfläche eines von außen erreichbaren Mailservers. Der Umstieg ist planbar und läuft in der Regel ohne Unterbrechung für die Anwender. Spricht in Ihrem Fall etwas dagegen, etwa eine Fachanwendung, die nur lokal kann, sagen wir das.
Die Microsoft-365-Dienste europäischer Kunden liegen in EU-Rechenzentren; maßgeblich dafür ist Microsofts Vertragswerk, nicht unsere Zusage. Für die Sicherung, die wir zusätzlich betreiben, nennen wir Ihnen Betreiber und Standort im Angebot — nachprüfbar statt als Schlagwort. Für Betriebe mit Berufsgeheimnis ist regelmäßig genau das der Punkt, auf den es ankommt.
Ja, das ist der Normalfall. Wir brauchen einen Zugang mit ausreichenden Rechten, gehen den Tenant einmal vollständig durch — Lizenzen, Konten, Richtlinien, Freigaben — und legen Ihnen den Befund vor, bevor wir etwas ändern. Änderungen, die Anwender bemerken, kündigen wir vorher an.
NÄCHSTER SCHRITT